E-pošta je zaradi velikega števila prednosti pred papirnatimi pismi že dolgo postala ena glavnih vrst komunikacije. Vendar ima, tako kot mnoge druge tehnološke novosti, tudi ta vrsta komunikacije svoja pravila. Kljub temu, da je komunikacija preko internetne pošte postala sestavni del številnih področij življenja, večina uporabnikov ne bo znala odgovoriti na vprašanje, kaj so sestavni deli elektronske pošte.
Struktura e-pošte z vidika uporabnika
E-poštna sporočila so podobna in se zelo razlikujejo od papirnatih pisem, ki jih poznajo starejše generacije. Toda ne glede na e-poštno storitev je struktura e-pošte vedno enaka. Naštejmo sestavne dele e-pošte in na kratko opišemo vsako od njih:
- Polje "Za". To polje vsebuje naslov prejemnika. Če je prejemnikov več, jih ločite s podpičjem.
- Polje »Zadeva«. V mnogih poštnih storitvah velja za obvezno. Poleg tega bodo uporabniki lažje našli črko, če je zadeva v njej pravilno navedena.
- Telo pisma. Telo e-pošte vsebuje glavno besedilo.
Skrite komponente e-pošte
Ogledali smo si vidno strukturo pisma. Toda poleg elementov, ki so vidni s prostim očesom, je mogoče komponentam e-pošte pripisati tudi naslednja polja:
- od koga (to polje se izpolni samodejno);
- kopija (poleg glavnega naslovnika se kopija pisma pošlje še komu);
- slepa kopija (uporablja se, če je treba poslati kopijo pisma brez obveščanja glavnega naslovnika);
- priponke.
E-poštne komponente s tehničnega vidika
S tehničnega vidika vsako e-pošto vključuje tudi naslednje komponente:
- Glave ali, kot jih tudi imenujemo, ovojnice protokola SMTP. Te glave so lahko ali pa tudi ne vključene v telo e-pošte. To pomeni, da je možna situacija, ko ima poštni strežnik več informacij, kot je navedeno v telesu sporočila. Glava vsebuje naslove pošiljatelja, prejemnikov in naslov gostitelja pošiljatelja.
- Samo sporočilo, ki je v jeziku protokolov SMTPimenovano Podatki. Po drugi strani je razdeljen na:
- glava pisma - po analogiji s papirnato pošto vsebuje podatke o poštnih strežnikih, skozi katere je šlo pismo, in nekatere druge informacije;
- telo črke - besedilo samega pisma.
Struktura e-pošte za poslovno korespondenco
Če smo do zdaj govorili o strukturi elektronske pošte s tehničnega vidika, si zdaj poglejmo elemente dobro napisanega elektronskega sporočila za poslovno korespondenco, saj se vsako samospoštljivo podjetje trudi izpolnjevati s splošno sprejetimi komunikacijskimi standardi.
Čeprav obstaja veliko različnih klasifikacij elektronskih sporočil, so glede na oblikovno strukturo razdeljena v dve skupini. Prva skupina so komunikacijska pisma, ki se uporabljajo pri delu. Drugo so pisma o soglasju: sporočila, ki povzemajo sestanek, označujejo roke za dokončanje dela in druge pomembne vidike za pojasnitev dejanj, ki jih zahteva vsaka od strank.
Navedimo komponente vsake vrste e-pošte posebej.
pismo-komunikacija
Njegova struktura mora vključevati:
- Zadeva e-pošte. V tem polju je najbolje navesti, kaj točno pričakujete od gostitelja, na primer dogovor o času sestanka, seznam vprašanj, ki jih je treba upoštevati, itd.
- Pozdravljeni. Tudi če je načrtovano, da bo pismo poslano več osebam,etika poslovnega komuniciranja pomeni obvezen pozdrav naslovnikov.
- Vsebina sporočila. Dejansko besedilo e-pošte, ki čim bolj natančno opisuje zahtevo.
- Podpis podjetja. Točka, ki jo mnogi pozabljajo. Pravilno sestavljena predloga za podpis vsebuje polno ime in delovno mesto avtorja, njegove kontaktne podatke (telefonska številka, povezave do spletne strani podjetja, e-pošta itd.). Podpis se lahko razlikuje glede na pravila in predpise, ki jih sprejme organizacija.
- Polji "Za" in "Kp". Navedeni so zadnji z razlogom - če jih izpolnite na zadnjem mestu, boste izključili možnost pošiljanja nedokončanega ali nepreverjenega sporočila.
Pismo o soglasju
Kot že omenjeno, se ta vrsta elektronskega sporočila uporablja za povzetek rezultatov sestanka, navedbo akcijskega načrta za vsako stran in določitev rokov. Takšna pisma so nekakšen "protokol" sestankov in vam omogočajo priročno strukturiranje informacij. Pismo te vrste je zgrajeno po načrtu:
- Pozdravljeni. Če je bilo število udeležencev sestanka, povzeto v pismu, majhno, lahko vse navedete po imenu ali uporabite splošno vrsto pozdrava.
- Ponovite namen sestanka, katerega rezultati so povzeti v pismu.
- Seznam vprašanj, o katerih so razpravljali med sestankom. Za vsako izdajo so navedeni dogovori, sklepi in roki za izvedbo.
- Seznam težav, ki ne zahtevajo nujne rešitve, vendar jih ne smete spregledati.
- Razjasnitev mnenja udeležencev sestanka - ali je vse upoštevano?
- Podpis predloge.
