Večina navadnih uporabnikov dela z e-pošto neposredno na spletnem mestu. Funkcionalnost, ki jo ponuja, je dovolj za ustvarjanje in prejemanje e-pošte. Kaj pa, če morate isto pismo poslati velikemu številu ljudi, morate poslati določeno sporočilo ob določenem času, še naprej pošiljati pisma brez sodelovanja osebe, medtem ko se na počitnicah kopa na plaži? V takih primerih na pomoč priskočijo vse vrste programov in storitev za samodejno pošiljanje pošte. Razlikujejo se po funkcionalnosti, plačani / brezplačni, značilnostih dela in številnih drugih dejavnikih, združuje pa jih, da za delo ne potrebujejo stalne prisotnosti osebe. E-poštna sporočila lahko pošiljate 24 ur na dan z različnimi nastavljivimi intervali.
Zakaj potrebujemo glasila?
Mnenje, da je spletna stran glavno in najučinkovitejše marketinško orodje, je daleč od resnice. Večina kupcev izdelka ali storitve naenkratobisk spletne strani še ni pripravljen za odločitev o nakupu. Razlogi so lahko različni in ne na zadnjem mestu je banalna pozabljivost. Stranke se preprosto ne spomnijo, da bi videle nekaj, kar je pritegnilo njihovo pozornost. Nekatere potencialne kupce je treba večkrat opomniti nase, dokler končno ne opravijo nakupa. In samodejno poslano e-pošto služi kot tak opomnik.
Možnosti e-poštnih odjemalcev in storitev
Obstaja veliko programov in storitev za samodejno pošiljanje korespondence, tako plačanih kot brezplačnih. Njihova funkcionalnost ni omejena na pošiljanje pisem brez človeškega posredovanja, njegove zmožnosti so veliko širše:
- Pred množičnim pošiljanjem pisem lahko preverimo učinkovitost pisem na izbrani skupini uporabnikov s preučevanjem statistike pošiljanja in dostave teh pisem, aktivnosti strank po prejemu.
- Storitve vam omogočajo redno posodabljanje seznama naročnikov z obdelavo servisnih sporočil o napakah pri dostavi. Tako se sistemska sredstva ne zapravljajo za neuporabno pošiljanje pošte na naslove, ki ne obstajajo več.
- Statistični podatki o klikih povezav v e-poštnih sporočilih bodo pomagali oceniti učinkovitost oglaševalske akcije.
- Vgrajena tehnologija za določanje lokacije naročnikov vam bo omogočila, da izberete črke za pošiljanje na podlagi geografskega položaja.
- Bazo za pošiljanje pisem je mogoče dopolniti na različne samodejne načine, na primer s skeniranjemspletna mesta.
Konfigurirani so tudi samodejni odgovori na pisma. To bo na primer koristno pri odhodu. Oseba, ki jo je napisala, je lahko obveščena, da je pismo prejeto, vendar bo odgovor nanj po vrnitvi čez nekaj časa. Če je prišlo do spremembe e-poštnega naslova, potem je zelo enostavno prejemati pošto, poslano na stari naslov - samo nastavite posredovanje. Kako pa obvestiti vse tiste, ki pišejo, da stari naslov ni več aktualen, naslednjič pa je bolje pisati direktno na drugega? In samodejno pisanje bo pomagalo pri tem.
Takšni programi imajo običajno tipične predloge črk, ki jih je mogoče enostavno spremeniti glede na vaše potrebe. Zahvaljujoč vsemu temu vam avtomatsko pošiljanje omogoča promocijo blaga in storitev z minimalno porabo časa in denarja za oglaševanje, obdelavo in analizo korespondence.
Pošlji kaj?
Najbolj priljubljena pisma so pozdravi (na primer po registraciji na vir) in hvaležnost (na primer za popolno naročilo ali dolgoročno sodelovanje s podjetjem).
Pozdrav so najbolj brana pisma. Ljudje so jih navajeni videti, večina jih odpre v iskanju kakšne koristne ali zanimive informacije.
Hvaležna pisma lahko vsebujejo informacije o naročilu, načinu dostave, raznih akcijah in popustih za redne stranke. Vse to pritegne ljudi in takšna pisma se praviloma tudi preberejo ali vsaj mimogrede pogledajo.
Samodejno pisanje lahkoponujajo izdelke, povezane s tistimi, ki jih je oseba kupila ali za katere se je zanimala. Pisma vam bodo omogočila, da na primer čestitate za vesel rojstni dan in naredite individualno ugodno ponudbo.
Za delo s kompleksnimi težavami strank bodo seveda že potrebni strokovnjaki. Toda preprostejše težave, zahvaljujoč samodejnim črkam, je mogoče reševati 24 ur na dan in vsak dan, ko jih uporabniki potrebujejo.
Med vso raznolikostjo programov in storitev je dobro znan Microsoftov program Outlook, zato bomo na njegovem primeru upoštevali metode ustvarjanja poštnih seznamov, samodejnih odgovorov in posredovanja določenih pisem na druge naslove.
glasilo
Če želite poslati pismo veliki skupini ljudi, jih ni treba vsakič ročno dodajati na poštni seznam. Če želite to narediti, lahko ustvarite poštni seznam. Na zavihku "glavni" v programu morate izbrati element "ustvari skupino stikov", nato določiti ime za to skupino in vanjo dodati člane. Seznam udeležencev in ime skupine, če je potrebno, se v celoti uredi ali izbriše. Isti kontakt je mogoče vključiti v poljubno veliko število uporabniških skupin, ki jim bo izvedena avtomatska poštna sporočila. To prihrani veliko časa.
Samodejno pisanje: kako narediti
Včasih je treba poslati samodejno pismo ob točno določenem času in v odsotnosti pošiljatelja samega za računalnikom. Samodejno pošiljanje e-pošte v Outlooku vam omogoča prav to. Moral bi napisati navadno pismopriložite datoteke, ki jih želite, določite prejemnike ali poštni seznam in nato pojdite na razdelek menija »možnosti«. Nadalje v tem razdelku je izbran element "zakasnitev dostave" in nato - "ne dostavi do". Nato se konfigurirajo vsi potrebni parametri, vključno z datumom in časom pošiljanja pisma, prisotnostjo ali odsotnostjo obvestil o dostavi in branju itd.
Ko navedete vse potrebne podatke, pošljite e-pošto. Shranjeno bo v mapo poslanih pisem, dejansko pa bo šlo prejemniku le na določen dan in uro. Pomembno je, da je v tem trenutku računalnik vklopljen, na njem teče program in obstaja tudi internetna povezava. Če ti pogoji niso bili ustvarjeni ob pravem času, bo samodejno pošiljanje pisem prišlo v trenutku, ko bodo končno izpolnjena. Ni zelo priročno, vendar ne morete ničesar storiti glede tega.
Samodejno posredovanje Outlookovih e-poštnih sporočil
Obstajata dva načina pošiljanja pisem od prvega naslovnika drugim - posredovanje in preusmeritev. Posredovana pisma se razlikujejo po prisotnosti kratice FW v zadevi, prejemnik pa vidi, s katerega naslova je bilo pismo prvotno poslano in s katerega mu je bilo pozneje posredovano. Preusmeritev za prejemnika ni opazna, vidi pismo, kot ga je poslal prvi pošiljatelj.
Nadzor posredovanja
Nastavite lahko posredovanje popolnoma vseh sporočil ali ustvarite pravila, ki urejajo, kaj in kdaj je treba posredovati. V tem primeru so posredovana sporočila shranjena v mapi"Prejeto". Program analizira poslano pismo in če izpolnjuje pogoje, določene v pravilih, izvede dejanje, določeno s tem pravilom. To ni lahko samo samodejno posredovanje črk ali odgovora nanje, temveč tudi premikanje v določeno mapo, torej razvrščanje, brisanje itd.
Če želite ustvariti pravila za obdelavo dohodne korespondence, morate izbrati element "pravila" na glavnem zavihku programa. Nadalje, v meniju "upravljanje pravil in opozoril" so algoritmi za obdelavo prejetih pisem že neposredno konfigurirani.
Zavrni naprej
Nekaterih e-poštnih sporočil ni mogoče posredovati - to se zgodi, ko je pošiljatelj namestil zaščito za pošto, ki jo pošlje, in prepreči, da bi prejemnik te podatke delil z drugimi. Takšno omejitev odstrani samo pošiljatelj, prejemnik tega nikakor ne bo mogel storiti.
Tudi v podjetjih lahko skrbnik sistema nastavi svoja pravila, ki omejujejo ali prepovedujejo popolno posredovanje pisem izven omrežja podjetja, včasih pa tudi znotraj njega. To je storjeno za zaščito poslovnih informacij.
Samodejni odgovori
Če je naslovnik odsoten zaradi službenega potovanja, dopusta, bolezni ali iz kakšnega drugega razloga, je mogoče nastaviti avtomatske odgovore na pisma. Če se pošta nahaja na službeni poštni storitvi, lahko ustvarite tudi različne odgovore na pisma, ki prihajajo od drugih zaposlenih v podjetju, in na tista, ki jih prejmete od zunaj.
Če želite omogočiti to funkcijo, v meniju programa v razdelku »datoteka« izberite postavko »samodejni odgovori«, kjer morate izbrati »pošlji samodejne odgovore«. V tem razdelku je napisano besedilo pisem in navedeno obdobje, v katerem bodo ti odgovori poslani. Če je uporabnik na spletu pred koncem tega obdobja, bo pozvan, da onemogoči funkcijo.
Za obdobje veljavnosti samodejnih odgovorov lahko nastavite pravila obdelave pošte, na primer, da jih posredujete drugim zaposlenim v podjetju, ki lahko rešijo nastale težave, itd.
Podrobna pomoč je na voljo v programu, pa tudi namigi orodij, ki pomagajo preprečiti pogoste napake pri delu z njim.
