Večina sodobnih podjetij ohranja stik s strankami prek interneta: e-pošte, socialnih omrežij in hitrih sporočil. To močno olajša proces stika z javnostjo, povzroča pa tudi nekaj težav z varnostjo in zaupanjem. Goljufi lahko uporabijo ime organizacije za zavajanje uporabnikov. Zato bi morali računi podjetja izgledati edinstveno in potrjevati uradnost. Za to se uporabljajo e-poštni naslovi podjetja z domeno podjetja. Omogočajo ne samo potrditev, da ta komunikacijski kanal vodi neposredno v organizacijo, temveč tudi poudarjajo njeno resnost in reprezentativnost.
poslovna pošta: definicija in ustvarjanje
Če razmišljate o tem, kako ustvariti službeno e-pošto, bo koristno najprej razumeti, kaj je in kako lahko rešite težavo.
Poslovna pošta je tak sistem elektronskih poštnih naslovov, ki ga upravlja uprava podjetja,ima ločeno domeno v naslovu za znakom @ in ima določene namenske vire za poslovanje: skupni koledar, shranjevanje v oblaku, samodejno pošiljanje pošte. Takšna pošta ponuja druge možnosti, kot je upravljanje računov zaposlenih, njihovo ustvarjanje in uporaba kratkih in preprostih naslovov nabiralnikov.
Številni gostitelji ponujajo svojim strankam svoje službene poštne storitve. Poštni strežnik lahko ustvarite tudi z nakupom posebne strojne opreme ali gostovanjem na strežniku v oblaku. Morda pa je najlažji in najcenejši način uporaba storitev velikih poštnih storitev Googla ali Yandexa.
Registracija domene
Prva stvar, na katero pomislite po vprašanju "kako ustvariti poslovno pošto z lastno domeno", je ustvariti svojo domeno. To lahko storite s posebnimi registrarji ali gostitelji, ki najamejo imena domen. Če želite to narediti, morate izbrati, v katerem območju bo vaša domena. Zdaj jih je ogromno: od nacionalnih (.ru,.ua,.de) in teritorialnih (.su,.eu) do tistih, ki so povezani s poklici in interesi (.online,.run,.website,.club,.igra,. delovna mesta). Obstaja več kot 1000 različnih con, cena najema pa se lahko giblje od 100 do sto tisoč rubljev, odvisno od ekskluzivnosti in redkosti cone.
Poleg tega, če je želeno ime domene že zasedeno, jo lahko poskusite kupiti, potem pa bo cena izdaje vsaj nekaj deset tisoč rubljev. Vendar je vredno, če nameravate tudi ustvariti ali prenesti spletno mesto pod temdomena.
Ko vam je uspelo ustvariti poštno domeno podjetja, lahko razmišljate o delu poštnega strežnika.
Poštni strežnik z vašo domeno
Če želite začeti ustvarjati pošto, morate razumeti vsaj osnove poštnega strežnika.
Za pošiljanje in prejemanje e-pošte je potreben poštni strežnik. Za vzpostavitev povezave s strežnikom prejemnika uporablja posebne nastavitve domene. Te nastavitve se imenujejo zapisi MX in zagotavljajo informacije programu, kateri strežniki sprejemajo dohodno pošto za dano domeno. Za prejemanje sporočil strežnik vzpostavi tudi stik s pošiljateljevo domeno in razčleni podatke iz zapisov SPF, ki označujejo, kateri strežnik lahko uporablja domeno za pošiljanje sporočil. Domena je preverjena tudi s prisotnostjo ključa DKIM, ki potrjuje varnost vira.
Torej mora vaša domena imeti pravilne vrednosti MX in SPF v DNS, da lahko deluje s poštnim strežnikom. Obstaja veliko število poštnih strežnikov, vendar so najbolj dostopni, zanesljivi in varni hkrati najbolj priljubljeni - to so storitve Google in Yandex. Njihove prednosti so v brezplačnem gostovanju (trajno za Yandex in 2 tedna za Google) poštnega strežnika za domeno, strokovna in pravočasna podpora, stalna podpora pri delu s pošto.
Kako ustvariti službeno pošto v Googlu?
Začnite uporabljati službeno poštood Googla je mogoče po registraciji v posebni storitvi za podjetja - G Suite. Če želite to narediti, pojdite na stran storitve in navedite naslednje podatke:
- ime podjetja.
- Število zaposlenih.
- Ime domene (če ni na voljo, se lahko registrirate neposredno na strani storitve).
- Telefonska številka.
- Poštni naslov, ki ga redno preverjate.
Po registraciji dobi uporabnik možnost nadaljnje konfiguracije službene pošte.
Toda najprej morate potrditi lastništvo domene. Priročno je, da Google določi registrarja in z njim poda priporočila za nastavitev DNS za potrditev. To lahko storite na 4 načine:
- Prek zapisa TXT.
- Prek CNAME.
- Prek zapisa MX.
- Prek kode HTML na spletnem mestu (če obstaja).
Prva metoda vključuje dodajanje nadzornega zapisa TXT v nastavitve DNS domene, ki jih bo zagotovil G Suite. Druga in tretja metoda se od prvega razlikujeta le po vrsti zapisa. In četrto lahko storite le, če imate spletno mesto: ustvariti morate stran z določenim imenom (ki jo nastavi storitev) in ji dodati določeno potrditveno kodo.
Po potrditvi postanejo nastavitve službene pošte na voljo.
Nastavitve in funkcije Googlove pošte
Google ponuja veliko različnih naprednih nastavitev in funkcij za prilagajanje, vse pa so plačane. Prosimo, upoštevajte:
- Najprej zaZa večjo varnost lahko omogočite funkcije, kot je enotna prijava. To vam omogoča, da pooblaščate zaposlene v e-poštnih računih s spletno stranjo za prijavo posebej v te osebe. Ali na primer upravljanje gesel, ki vam bo omogočilo obnovitev izgubljenih ali spremembo gesel zaposlenih. Kot tudi upravljanje Googlovega API-ja, ki omogoča onemogočanje storitev tretjih oseb iz nabiralnika in pogona.
- Drugič, lahko dodate uporabnike v poštni sistem. Če želite to narediti, morate v ustrezni plošči klikniti ikono »+« in vnesti podatke o zaposlenem, pri čemer navedete nov poštni naslov v vašem sistemu in nastavite izvirno geslo. S temi podatki se bo lahko prijavil v svoj poslovni račun.
- Tretjič, po potrebi lahko ustvarite vzdevke za e-poštne naslove. Se pravi drugi naslovi, s katerih bodo pisma posredovana na prvotnega.
- Četrtič, obstaja možnost organiziranja skupin in množičnih poštnih sporočil, da zaposleni komunicirajo.
Poleg e-poštnega računa bodo vsi zaposleni prejeli vsaj 30 GB prostora na disku, sinhroniziran koledar, račun Google+ in dostop do vseh Googlovih storitev.
Kako ustvariti službeno pošto v Yandexu?
Če želite to narediti, morate narediti skoraj enake korake kot pri Googlovi storitvi. V Yandex. Mail morate registrirati domeno, potrditi, da pripada vam (preko html kode in prek nastavitev MX) in nadaljevati z nastavitvami.
Obstaja majhna razlika -"Yandex" ponuja uporabniku, da prenese svojo domeno pod nadzor iskalnega velikana, da se izogne ročnim nastavitvam DNS. To lahko storite na spletnem mestu registrarja po podrobnih navodilih Yandex.
Ko ste naredili vse to, se lahko začnete učiti o vseh možnostih brezplačne pošte za domeno Yandex.
Nastavitve in možnosti za Yandex pošto
Prva stvar, ki jo bo Yandex ponudil, je, da za vašo domeno dodate zapis DKIM, da bo e-poštna sporočila uspešneje preverjana glede neželene pošte.
Ustvarjanje računov za zaposlene je tudi tukaj enostavno: samo vnesite ime, naslov in začetno geslo. Te informacije vam bodo pomagale pri prijavi v svoj račun. Administracija računa vam omogoča spreminjanje osebnih podatkov, spreminjanje gesla in uporabniškega statusa v sistemu podjetja.
"Yandex" vam omogoča, da ustvarite do 1000 poštnih naslovov, njihovi lastniki pa kot običajni uporabnik uporabljajo prostor na disku in druge storitve. Skrbnik pa lahko ustvari množična sporočila in klepete, vzdevke naslovov in enotno prijavo.
rezultat
Narediti pomemben korak in se odločiti za ustvarjanje korporativne pošte na poti do izgradnje reprezentativne in trdne ekipe, ki je priznana in s katero želi poslovati, je tisto, za kar bi si moralo prizadevati vsako ambiciozno podjetje. In ne zahteva velikih naložb: uporaba poštnega gostovanja dveh največjih podjetij na področju internetatehnologij, lahko organizirate svoj sistem službene pošte. Poleg tega, če so omejitve brezplačnega "Yandexa" postale oprijemljive za podjetje, potem obstaja možnost neboleče integracije s plačljivo storitvijo G Suite, v kateri so te pomanjkljivosti odstranjene..
